Esistono diversi tipi di eventi a cui poter partecipare ma per definire un avvenimento di successo sono necessari creatività, organizzazione e attenzione ai dettagli.
L’ organizzazione eventi richiede una pianificazione impeccabile dell’evento e un’ottima gestione delle risorse che si hanno a disposizione.
Oggi è possibile rivolgersi ad aziende che si occupano dell’organizzazione di eventi anche se è molto comune che le persone decidano di occuparsi da sé alla realizzazione del proprio evento.
Sia che tu sia un professionista di questo settore o un semplice appassionato alle prime armi puoi creare un evento memorabile seguendo queste tre fasi principali:
- Pianificazione e organizzazione;
- Gestione delle risorse;
- Comunicazione e marketing.
Di seguito vedrai nello specifico questi tre punti così da poter avere una guida da seguire per avere le competenze necessarie per realizzare grandi eventi.
PIndice
Pianificazione e organizzazione
n questa prima fase bisogna stabilire tutti i fattori su cui poi andare successivamente a creare l’evento.
Indice
La pianificazione, nello specifico, richiede stabilire l’ obiettivo dell’evento, il budget, scegliere una data e una location.
Una volta conclusa questa prima parte puoi iniziare la seconda fase che è quella dell’organizzazione e che comprende la logistica, delineare il programma dell’evento, stabilire eventualmente il numero di partecipanti e coordinare i fornitori.
Non sottovalutare questa prima parte perché è in questo momento che prenderai tutte le decisioni che determineranno la riuscita o meno del tuo evento.
GestGestione delle risorse
econda fase dell’organizzazione di eventi è quella incentrata sulla gestione delle risorse.
La gestione delle risorse implica l’allestimento della location, organizzare il catering e stabilire un menù, tenendo conto eventualmente di esigenze alimentari come allergie o intolleranze dei partecipanti. Importante in questo passaggio è assicurarti che il catering sia in grado di gestire il numero di partecipanti.
Oltre al catering, è necessario organizzare anche il personale poiché bisogna stabilire il numero di persone necessarie e quali compiti specifici devono svolgere.
Importante in questa fase è preparare un piano di emergenza per essere sempre pronti per ogni evenienza, nel caso in cui dovessero verificarsi degli imprevisti. Una volta preparato il piano di emergenza, ricorda di informare tutto il personale così da essere subito pronti a intervenire in qualsiasi situazione.
ComunicazioComunicazione e marketing
esso sottovalutata è quella della comunicazione e del marketing.
Molte persone, erroneamente, pensano che una volta organizzato l’evento il lavoro importante sia concluso ma in realtà non è così perché non dare il giusto peso alla comunicazione e al marketing potrebbe essere la causa del fallimento di un evento.
Per farsi una buona pubblicità è necessario prima di tutto stabilire una strategia di marketing.
Oggi esistono tantissimi canali, sia online che offline, con cui strutturare la propria comunicazione e creare un’ottima strategia di marketing.
I più utilizzati, e anche i più efficaci, sono sicuramente i social media. In base al pubblico di riferimento si può optare per l’utilizzo di tutti i social o solo di alcuni. Se necessario è possibile utilizzare anche la pubblicità online oppure creare un sito web per l’evento.
Dedica a questa fase il tempo e il budget necessario perché puoi creare il più grande evento della storia ma se nessuno ne è a conoscenza non otterrai il risultato sperato.
Una volta giunto al termine della serata puoi dedicarti alla valutazione dell’evento e del raggiungimento dei vari obiettivi. Raccogliere opinioni potrebbe aiutarti a migliorare per le occasioni future. Indipendentemente dal tipo di evento che decidi di organizzare, potrebbe esserti utile seguire queste tre fasi per riuscire a creare un evento che possa essere memorabile.
