Se sei stato incaricato dell’organizzazione di un evento e sei alla ricerca di qualche consiglio per una buona pianificazione sei arrivato nel posto giusto. In questa breve guida ti forniremo i giusti accorgimenti per pianificare un evento memorabile, certi che ogni occasione possa essere quella ideale per crescere e apportare miglioramenti.

Indice

1. Affidati agli esperti quando serve

p>Il primo consiglio che vogliamo darti è quello di non cercare mai di fare tutto da solo perché se il carico di lavoro si aggrava rischi di dimenticare qualcosa. Quando l’evento è piuttosto importante e il flusso di persone previsto è impegnativo dovrai per forza affidarti alla consulenza e al supporto di un’agenzia eventi. L’evento richiede la capacità di saper integrare le competenze di fornitori e professionisti seguendo un ritmo serrato di lavoro e se devi pensare al tuo lavoro o alla tua attività è chiaro che non puoi organizzare l’evento tutto da solo.

2. Pianifica

2. Pianifica prima di metterti all’opera

à la tua scelta sulle figure professionali da coinvolgere sarà necessario pianificare in dettaglio tutto il processo di lavoro. La pianificazione è un’attività che non può mai essere evitata ed è meno banale di quanto si creda. Mettendo nero su bianco tutto il programma di lavoro potrai avere una panoramica accurata di tutto il lavoro che dovrai delegare e affidare, di tutte le operazioni che dovrai compiere oltre all’insieme di figure professionali che dovrai coinvolgere. La pianificazione serve a organizzare al meglio il budget di cui disponi e a coordinare con puntualità e ritmo cadenzato il lavoro. Pianificare è lo strumento fondamentale per passare all’azione.

3. Programma sempre un piano

3. Programma sempre un piano B

tenta pianificazione non è esente da imprevisti. Per esempio il meteo è uno dei più grossi interrogativi della buona riuscita di un evento e di per sé è alquanto imprevedibile. Ci sono poi altre eventualità che potrebbero contribuire a creare problemi e difficoltà e proprio per questo, nella fase di pianificazione, sarà necessario dotarsi sempre di un piano B. Per tutto ciò che non può essere previsto, come un temporale nel bel mezzo di una cerimonia, occorre sempre aver pronta la soluzione, come delle coperture o una location al chiuso. Alcune cose si imparano con il tempo mentre per le altre entra in atto la professionalità di un’agenzia di organizzazione eventi che saprà sempre fornire le giuste risposte a qualsiasi intoppo prima, durante e al termine dell’evento.

Conclusioni

Per organizzare un buon e

Conclusioni

e figure professionali di valore, pianificazione e rispetto delle scadenze calendarizzate. È importante aver chiarito gli accordi con i fornitori prima dello svolgimento stesso dell’evento e che il giorno in cui questo finalmente si terrà potrai concentrare tutte le tue energie a controllare che tutto vada bene, a sorridere ai tuoi ospiti e a goderti il buon lavoro fatto fin qui. Ti lasciamo con un consiglio extra nel caso organizzassi un evento che serve a creare valore e a migliorare la reputazione della tua azienda. Assicurati di raccogliere dei feedback, dei commenti e delle proposte di miglioramento dopo la fine dell’evento così da migliorarti alla prossima occasione.